Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações

Aprova o Regimento Interno da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Ciência e Tecnologia - SubSIGA/MCT.

O MINISTRO DE ESTADO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA, no uso de suas atribuições, e considerando a necessidade de disciplinar o funcionamento da subcomissão citada no art. 8º do Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, resolve:

Art. 1º Aprovar o Regimento Interno da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Ciência e Tecnologia - SubSIGA/MCT, na forma do Anexo a esta Portaria.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

SERGIO MACHADO REZENDE 

Publicada no D.O.U. de 04/02/2010, Seção I, Pág. 16.

ANEXO

REGIMENTO INTERNO

SUBCOMISSÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA

CAPÍTULO I
DA NATUREZA E FINALIDADE

Art. 1º A Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Ciência e Tecnologia - SubSIGA/MCT, de que trata o art. 8º do Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, tem por finalidade:

I - garantir, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, no âmbito do Ministério da Ciência e Tecnologia - MCT, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

III - propor medidas visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de gestão da informação;

IV - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo, no âmbito do MCT; e

V - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal, no âmbito do MCT.

CAPÍTULO II
DA COMPOSIÇÃO

Art. 2º Compõem a SubSIGA/MCT:

I - a Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração - SPOA, representada pelo Serviço de Arquivo Central - SAQ e pelo Serviço de Protocolo Geral - SPG; e

II - as unidades de pesquisa e entidades vinculadas ao Ministério da Ciência e Tecnologia.

§ 1º O Presidente da Subcomissão será o representante titular da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração do Ministério da Ciência e Tecnologia - SPOA/MCT.

§ 2º O Vice-presidente da Subcomissão será o representante suplente da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração do Ministério da Ciência e Tecnologia - SPOA/MCT.

§ 3º Os Membros Efetivos serão os representantes titulares e suplentes de cada unidade de pesquisa e entidade vinculada.

§ 4º Os Membros Colaboradores serão indicados pelos titulares, por solicitação do Presidente da SubSIGA/MCT.

§ 5º Os Membros Técnicos serão os servidores e funcionários com graduação de nível superior em Arquivologia, que atuam nas áreas de protocolo e arquivo no Ministério da Ciência e Tecnologia - MCT.

Art. 3º Os membros que compõem a Subcomissão, poderão ser substituídos a pedido do interessado ou por força do art. 12 deste Regimento.

CAPÍTULO III
DAS ATRIBUIÇÕES

Seção I
Do Presidente

Art. 4º Ao Presidente da SubSIGA/MCT incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Subcomissão e, especificamente:

I - convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias da SubSIGA/MCT;

II - consolidar a pauta das reuniões;

III - representar a SubSIGA/MCT junto a Comissão de Coordenação do SIGA;

IV - presidir as reuniões do grupo;

V - delegar atribuições aos demais membros;

VI - convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da SubSIGA/MCT, autoridades ou colaboradores, para participar das reuniões, sem direito à participação nas deliberações;

VII - fazer cumprir este Regimento;

VIII - decidir sobre questões omissas deste Regimento;

IX - elaborar as atas e encaminhá-las aos membros da Sub-SIGA/MCT e demais interessados;

X - organizar o local das reuniões e a infra-estrutura necessária;

XI - dar encaminhamento às deliberações da SubSIGA/MCT;

XII - organizar e manter atualizados os arquivos da Sub-SIGA/MCT; e

XIII - elaborar e divulgar, anualmente, relatório das atividades e das ações originadas de decisões da SubSIGA/MCT.

Seção II
Do Vice-presidente

Art. 5º Ao Vice-presidente caberá substituir o Presidente, no caso de afastamentos ou impedimentos regulares.

Parágrafo único. O Vice-presidente da SubSIGA/MCT, além de outras atribuições que lhe forem conferidas, auxiliará o Presidente, sempre que por ele for convocado.

Seção III
Dos Membros Efetivos

Art. 6º Aos Membros Efetivos da SubSIGA/MCT incumbe:

I - participar das reuniões do grupo, discutir e deliberar sobre quaisquer assuntos constantes da pauta;

II - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da Sub-SIGA/ MCT;

III - participar das atividades da SubSIGA/MCT, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados;

IV - deliberar sobre a aprovação, alterações e pela observação desta Norma de Regulamentação;

V - deliberar sobre as justificativas de ausência de seus membros e sobre participações de convidados nas reuniões; e

VI - zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela SubSIGA/MCT.

Seção IV
Dos Membros Colaboradores

Art. 7º Aos Membros Colaboradores incumbe auxiliar a Sub-SIGA/MCT nos assuntos referentes à sua área de atuação e também:

I - quando convidado, participar das reuniões do grupo, discutir assuntos relacionados à sua área de atuação, sem direito à participação nas deliberações;

II - acompanhar o cumprimento das deliberações da Sub-SIGA/MCT em sua área de atuação; e

III - participar das atividades da SubSIGA/MCT quando estas ocorrerem na sua área de atuação, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados.

Seção V
Dos Técnicos

Art. 8º Aos Técnicos da SubSIGA/MCT incumbe:

I - acompanhar a política arquivística;

II - orientar e acompanhar o processo documental e informativo;

III - propor e atender, quando necessário, visitas técnicas, capacitação/treinamentos e a atualização dos instrumentos de gestão documental;

IV - orientar quanto à avaliação e seleção de documentos;

V - participar das reuniões do grupo, discutir e orientar sobre quaisquer assuntos constantes da pauta;

VI - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da Sub-SIGA/ MCT;

VII - participar das atividades da SubSIGA/MCT, mantendo o Presidente informado sobre assuntos que possam potencializar seus resultados;

VIII - analisar sobre a aprovação, alterações e pela observação deste Regimento Interno;

IX - analisar as justificativas de ausência de seus membros e sobre participações de convidados nas reuniões e informar a Subcomissão; e

X - zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela SubSIGA/MCT.

CAPÍTULO IV
DO FUNCIONAMENTO

Art. 9º A SubSIGA/MCT reunir-se-á:

I - ordinariamente, a cada seis meses, por convocação do Presidente, com antecedência mínima de dois meses; e

II - extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Presidente ou por solicitação de qualquer um dos membros da SubSIGA/MCT, com antecedência mínima de um mês.

§ 1º Da convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados.

§ 2º Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do Presidente, ser colocada em discussão ainda que não constante da pauta de convocação.

§ 3º Ao Presidente caberá resolver os desdobramentos necessários para quando não for alcançado o consenso, inclusive a decisão pelo voto.

§ 4º A SubSIGA/MCT deliberará por maioria simples dos membros presentes à reunião.

§ 5º As deliberações da SubSIGA/MCT serão expedidas através de atos formais que serão encaminhados aos titulares dos órgãos integrantes da estrutura da SubSIGA/MCT para as providências cabíveis.

§ 6º As reuniões ordinárias terão seu calendário anual definido pelos membros da SubSIGA/MCT na última reunião de cada ano.

Art. 10. As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas com a presença de no mínimo 50% (cinquenta por cento) mais um dos membros, incluindo o Presidente da Subcomissão.

Art. 11. As reuniões extraordinárias da SubSIGA/MCT serão convocadas pelo Presidente da Subcomissão, por iniciativa própria ou por solicitação de qualquer um dos membros efetivos.

§ 1º O membro proponente deverá apresentar ao Presidente, para conhecimento e aprovação, os assuntos de pauta propostos.

§ 2º O Presidente deverá, dentro do prazo estipulado no inciso II do art. 9º, encaminhar a proposta de reunião extraordinária e os itens da pauta aos demais membros para conhecimento.

§ 3º Os membros deverão confirmar presença nas reuniões, podendo sugerir a inclusão de outros assuntos na pauta.

Art. 12. A ausência injustificada de qualquer membro da SubSIGA/MCT, por três reuniões sucessivas, no período de doze meses, ensejará a sua substituição.

CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 13. A participação na SubSIGA/MCT não ensejará qualquer remuneração.

Art. 14. Para o cumprimento de suas finalidades e responsabilidades, a Subcomissão poderá criar grupos de trabalho, em caráter transitório ou permanente, ou convocar servidores da área de gestão da informação no âmbito do MCT, para fins de estudos ou execução de atividades específicas de interesse da Comissão.

Art. 15. Este Regimento só poderá ser alterado em reunião ordinária da SubSIGA/MCT, sendo que a proposta de alteração deve, obrigatoriamente, constar na pauta da reunião. 

OS TEXTOS AQUI PUBLICADOS NÃO SUBSTITUEM AS RESPECTIVAS PUBLICAÇÕES NO D.O.U.