Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações e aprova seu regimento interno.

O MINISTRO DE ESTADO DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÕES, no uso de suas atribuições que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 216, § 2º, da Constituição, na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, e no Decreto nº 10.463, de 11 de agosto de 2020, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações, com a finalidade de cumprir o determinado no art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.

Art. 2º Aprovar o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na forma do Anexo a esta Portaria.

Art. 3º Revoga-se a Portaria MCTI nº 4.218, de 21 de dezembro de 2020, publicada no Boletim de Serviço nº 24, de 31 de dezembro de 2020.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor em 1º de junho de 2021.

MARCOS CESAR PONTES
Publicada no D.O.U. de 19.05.2021, Seção I, Pág. 144.

ANEXO

REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

CAPÍTULO I
DAS COMPETÊNCIAS

Art. 1º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações - CPAD/MCTI:

I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim deste Ministério e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as unidades administrativas, quando demandada, na análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor secundário;

IV - avaliar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; e

V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular deste Ministério.

§ 1º A autorização para a eliminação de documentos ocorrerá por meio da aprovação prévia das tabelas de temporalidade e destinação de documentos das atividades-fim deste Ministério pelo Arquivo Nacional, condicionada ao cumprimento do disposto nos incisos I, II e V deste artigo.

§ 2º A eliminação de documentos públicos será efetuada de forma que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

CAPÍTULO II
DA COMPOSIÇÃO

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações - CPAD/MCTI terá a seguinte composição:

I - servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos lotado no Serviço de Arquivo - SEARQ, que a presidirá; e

II - servidores das seguintes unidades organizacionais:

a) Coordenação-Geral do Gabinete do Ministro - CGGM;

b) Assessoria de Conselhos e Comissões - ASCOC;

c) Assessoria de Assuntos Parlamentares - ASPAR;

d) Assessoria Especial de Controle Interno - AECI;

e) Assessoria Especial de Assuntos Internacionais - ASSIN;

f) Gabinete da Secretaria Executiva - GABEX;

g) Assessoria de Gerenciamento de Recursos - ASGRE;

h) Subsecretaria de Unidades Vinculadas - SUV;

i) Departamento de Governança Institucional - DGI;

j) Serviço de Protocolo - SEPRO;

k) Departamento de Administração - DAD;

l) Departamento de Tecnologia da Informação - DTI;

m) Consultoria Jurídica - CONJUR;

n) Secretaria de Articulação e Promoção da Ciência - SEAPC;

o) Secretaria de Estruturas Financeiras e de Projetos - SEFIP;

p) Secretaria de Pesquisa e Formação Científica - SEPEF; e

q) Secretaria de Empreendedorismo e Inovação - SEMPI.

§ 1º Os membros da Comissão serão indicados pelo titular da unidade que representam e designados pelo Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia e Inovações.

§ 2º Cada membro da Comissão terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 3º O Presidente da Comissão poderá convidar servidores do Ministério ou representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.

§ 4º A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida por um dos servidores a que se refere o inciso II do caput, a ser definido pelo Presidente da Comissão a cada reunião e registrado em ata.

Art. 3º A Comissão poderá criar grupos de trabalho para auxiliar no desempenho de suas atribuições, em caráter transitório, com as datas de início e de término dos trabalhos definidas no momento de sua instituição.

§ 1º O número máximo de membros dos grupos de trabalho será de cinco pessoas.

§ 2º O intervalo entre as datas de início e de término dos trabalhos não poderá ser superior a um ano.

§ 3º Não poderão ser instituídos mais de três grupos de trabalho simultaneamente.

Art. 4º A ausência injustificada de qualquer membro da Comissão por três reuniões sucessivas, ordinárias ou extraordinárias, ensejará na comunicação oficial à autoridade responsável pela indicação, solicitando a substituição.

Art. 5º Os membros que compõem a Comissão poderão ser substituídos a pedido do interessado ou por força do art. 4º deste Regimento.

Art. 6º A participação na Comissão será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

CAPÍTULO III
DAS ATRIBUIÇÕES DOS REPRESENTANTES

Seção I
Do Presidente

Art. 7º Ao Presidente da Comissão incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão e, especificamente:

I - convocar e presidir as reuniões ordinárias e extraordinárias da Comissão;

II - representar a Comissão junto às unidades organizacionais deste Ministério e do Governo Federal;

III - convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da Comissão, servidores do Ministério ou representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto;

IV - dar encaminhamento às deliberações e decisões da Comissão;

V - organizar e manter atualizados os arquivos da Comissão; e

VI - divulgar as decisões da Comissão.

Seção II
Dos Servidores das Unidades Organizacionais

Art. 8º Aos servidores das unidades organizacionais incumbe:

I - participar das reuniões ordinárias e extraordinárias;

II - discutir e deliberar sobre assuntos constantes da pauta;

III - propor assuntos a serem incluídos em pauta;

IV - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da Comissão;

V - informar o presidente sobre assuntos que possam potencializar os resultados das atividades da Comissão;

VI - deliberar sobre as alterações desta norma de regulamentação; e

VII- zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela Comissão.

Parágrafo único. É obrigatória a participação do membro suplente na ausência do membro titular.

Seção III
Do Secretário-Executivo

Art. 9º Ao Secretário-Executivo incumbe:

I - elaborar e apresentar a pauta das reuniões;

II - elaborar as atas e encaminhá-las aos membros da Comissão e demais interessados; e

III - organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária.

CAPÍTULO IV
DAS REUNIÕES

Art. 10. A Comissão reunir-se-á semestralmente em caráter ordinário e, em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º Todos os membros titulares e suplentes serão convocados para as reuniões de forma eletrônica.

§ 2º Constará, na convocação, a pauta dos assuntos a serem tratados.

§ 3º O membro suplente terá direito a voto nas deliberações somente na ausência do membro titular.

§ 4º O quórum de reunião da Comissão será de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação será de maioria simples dos membros.

§ 5º A critério do Presidente, qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá ser colocada em discussão, ainda que não constante da pauta de convocação.

§ 6º O Presidente da Comissão, além do voto ordinário, terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 7º Os membros da Comissão que se encontrarem no Distrito Federal reunir-se-ão, preferencialmente, de forma presencial, e os membros que se encontrarem em outros entes federativos participarão da reunião por videoconferência.

§ 8º É vedada a divulgação de discussões em curso sem a prévia anuência do Presidente da Comissão.

CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. Este Regimento Interno somente poderá ser alterado em reunião ordinária da Comissão.

Parágrafo único. A proposta de alteração deverá, obrigatoriamente, constar na pauta da reunião e ser submetida à aprovação e assinatura do Ministro de Estado de Ciência, Tecnologia e Inovações.

Art. 12. As dúvidas surgidas na aplicação deste Regimento Interno serão solucionadas pelo Presidente da Comissão.

OS TEXTOS AQUI PUBLICADOS NÃO SUBSTITUEM AS RESPECTIVAS PUBLICAÇÕES NO D.O.U.