Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no âmbito da administração central do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação e aprova seu regimento interno.

A MINISTRA DE ESTADO DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÃO, no uso de suas atribuições que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 216, § 2º, da Constituição, na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, e no Decreto nº 11.493, de 17 de abril de 2023, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no âmbito da administração central do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no Ministério.

Art. 2º Fica aprovado o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na forma do Anexo a esta Portaria.

Art. 3º Ficam revogadas:

I - a Portaria MCTI nº 4.798, de 17 de maio de 2021; e

II - a Portaria MCTI nº 653, de 09 de julho de 2021.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor em 8 de setembro de 2023.

LUCIANA SANTOS

Publicada no D.O.U. de 31.08.2023, Seção I, Pág. 21.

ANEXO

REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

CAPÍTULO I
DAS COMPETÊNCIAS

Art. 1º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no âmbito da administração central do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação:

I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim deste Ministério, e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as unidades administrativas, quando demandada, na análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor secundário;

IV - avaliar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; e

V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular deste Ministério.

§ 1º A autorização para a eliminação de documentos ocorrerá por meio da aprovação prévia das tabelas de temporalidade e destinação de documentos das atividades-fim deste Ministério pelo Arquivo Nacional, condicionada ao cumprimento do disposto nos incisos I, II e V deste artigo.

§ 2º A eliminação de documentos públicos será efetuada de forma que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

CAPÍTULO II
DA COMPOSIÇÃO

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá a seguinte composição:

I - servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos lotado na unidade de Arquivo Central da administração central do Ministério, que a presidirá; e

II - servidores das seguintes unidades organizacionais:

a) Coordenação-Geral do Gabinete da Ministra;

b) Assessoria de Participação Social e Diversidade;

c) Assessoria Especial de Controle Interno;

d) Ouvidoria;

e) Corregedoria;

f) Assessoria Especial de Assuntos Internacionais;

g) Assessoria Especial de Assuntos Parlamentares e Federativos;

h) Assessoria Especial de Comunicação Social;

i) Gabinete da Secretaria-Executiva;

j) Assessoria do Conselho Nacional de Ciência e Tecnologia;

k) Assessoria de Gerenciamento de Recursos;

l) Departamento de Fundos e Investimentos;

m) Departamento de Governança e Indicadores de Ciência e Tecnologia;

n) Subsecretaria de Ciência e Tecnologia para a Amazônia;

o) Subsecretaria de Unidades de Pesquisa e Organizações Sociais;

p) Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração;

q) Serviço de Protocolo;

r) Consultoria Jurídica;

s) Secretaria de Políticas e Programas Estratégicos;

t) Secretaria de Ciência e Tecnologia para o Desenvolvimento Social;

u) Secretaria de Desenvolvimento Tecnológico e Inovação; e

v) Secretaria de Ciência e Tecnologia para Transformação Digital.

§ 1º Os membros da Comissão serão indicados pelo titular da unidade que representam e designados pelo Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia e Inovação.

§ 2º Cada membro da Comissão terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 3º O Presidente da Comissão poderá convidar servidores do Ministério ou representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.

§ 4º A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida por um dos servidores a que se refere o inciso II do caput, a ser definido pelo Presidente da Comissão a cada reunião e registrado em ata.

Art. 3º A Comissão poderá instituir grupos de trabalho para elaboração de estudos e apresentação de proposições relacionadas às suas atribuições, em caráter transitório, com as datas de início e de término dos trabalhos definidas no momento de sua instituição.

§ 1º O número máximo de membros dos grupos de trabalho será de cinco pessoas.

§ 2º O intervalo entre as datas de início e de término dos trabalhos não poderá ser superior a um ano.

§ 3º Não poderão ser instituídos mais de três grupos de trabalho simultaneamente.

Art. 4º A ausência injustificada de qualquer membro da Comissão por três reuniões sucessivas, ordinárias ou extraordinárias, ensejará na comunicação oficial à autoridade responsável pela indicação, solicitando a substituição.

Art. 5º Os membros que compõem a Comissão poderão ser substituídos a pedido do interessado ou por força do art. 4º deste Regimento.

Art. 6º A participação na Comissão será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

CAPÍTULO III
DAS ATRIBUIÇÕES DOS REPRESENTANTES

Seção I
Do Presidente

Art. 7º Ao Presidente da Comissão incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão e, especificamente:

I - convocar e presidir as reuniões ordinárias e extraordinárias da Comissão;

II - representar a Comissão junto às unidades organizacionais deste Ministério e do Governo Federal;

III - convidar, a seu critério ou por indicação dos membros da Comissão, servidores do Ministério ou representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto;

IV - dar encaminhamento às deliberações e decisões da Comissão;

V - organizar e manter atualizados os arquivos da Comissão; e

VI - divulgar as decisões da Comissão.

Seção II
Dos Servidores das Unidades Organizacionais

Art. 8º Aos servidores das unidades organizacionais incumbe:

I - participar das reuniões ordinárias e extraordinárias;

II - discutir e deliberar sobre assuntos constantes da pauta;

III - propor assuntos a serem incluídos em pauta;

IV - cumprir e zelar pelos objetivos e atribuições da Comissão;

V - informar o presidente sobre assuntos que possam potencializar os resultados das atividades da Comissão;

VI - deliberar sobre as alterações desta norma de regulamentação; e

VII - zelar pela implantação e divulgação das ações deliberadas pela Comissão.

Parágrafo único. É obrigatória a participação do membro suplente na ausência do membro titular.

Seção III
Do Secretário-Executivo

Art. 9º Ao Secretário-Executivo incumbe:

I - elaborar e apresentar a pauta das reuniões;

II - elaborar as atas e encaminhá-las aos membros da Comissão e demais interessados; e

III - organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária.

CAPÍTULO IV
DAS REUNIÕES

Art. 10. A Comissão reunir-se-á semestralmente em caráter ordinário e, em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º Todos os membros titulares e suplentes serão convocados para as reuniões de forma eletrônica.

§ 2º Constará, na convocação, a pauta dos assuntos a serem tratados.

§ 3º O membro suplente terá direito a voto nas deliberações somente na ausência do membro titular.

§ 4º O quórum de reunião da Comissão será de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação será de maioria simples dos membros.

§ 5º A critério do Presidente, qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá ser colocada em discussão, ainda que não constante da pauta de convocação.

§ 6º O Presidente da Comissão, além do voto ordinário, terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 7º Os membros da Comissão que se encontrarem no Distrito Federal reunir-se-ão, preferencialmente, de forma presencial, e os membros que se encontrarem em outros entes federativos participarão da reunião por videoconferência.

§ 8º É vedada a divulgação de discussões em curso sem a prévia anuência do Presidente da Comissão.

CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. Este Regimento Interno somente poderá ser alterado em reunião ordinária da Comissão, mediante aprovação de maioria simples de seus membros.

Parágrafo único. A proposta de alteração deverá, obrigatoriamente, constar na pauta da reunião e ser submetida à aprovação e assinatura da Ministra de Estado de Ciência, Tecnologia e Inovação.

Art. 12. As dúvidas surgidas na aplicação deste Regimento Interno serão solucionadas pelo Presidente da Comissão.

OS TEXTOS AQUI PUBLICADOS NÃO SUBSTITUEM AS RESPECTIVAS PUBLICAÇÕES NO D.O.U.