Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações

Define as regras de separação e gestão do Sistema Eletrônico de Informações do extinto Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações para os Ministérios da Ciência, Tecnologia e Inovações e Comunicações e institui, no âmbito do Ministério das Comunicações, a Equipe de Gestão do Legado Processual do Órgão no Sistema Eletrônico de Informações na instância do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações.

O MINISTRO DE ESTADO DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÕES, SUBSTITUTO, E O MINISTRO DE ESTADO DAS COMUNICAÇÕES, considerando o disposto no artigo 1º, inciso III, do Decreto 8.851, de 20 de setembro de 2016, no exercício de suas atribuições previstas nos incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei nº 14.074, de 14 de outubro de 2020, e no art. 6º do Decreto nº 10.462, de 14 de agosto de 2020, e considerando a necessidade de promover a adequada gestão dos processos existentes no Sistema Eletrônico de Informações, que foram originados e tramitados durante o período de existência do órgão extinto, resolvem:

Art. 1º Estabelecer que o Sistema Eletrônico de Informações - SEI do extinto Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações será a instância utilizada no Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações, sendo este o responsável pela manutenção de sua infraestrutura e gestão negocial, até que se instale nova instância do SEI ou nova ferramenta para a produção, tramitação e tratamento de documentos e processos administrativos eletrônicos no Órgão.

Parágrafo único. Quando da nova instalação de que trata o caput, o Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações editará nova Portaria Interministerial com o Ministério das Comunicações, estabelecendo os termos e procedimentos para a gestão dos legados processuais comuns a ambos.

Art. 2º Para fins desta portaria, considera-se:

I - equipe de migração: servidores responsáveis pela tramitação dos processos de interesse do Ministério das Comunicações entre a instância do SEI do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações e a ferramenta própria de Processo Administrativo Eletrônico do Ministério das Comunicações;

II - equipe de gestão negocial do SEI: servidores de ambos os Ministérios abarcados pela presente Portaria que atuam como gestores do sistema e de seus módulos, de forma a adotar ações que garantam seu acesso e uso contínuos e a permitir seu bom funcionamento, conforme art. 4º, inciso XIX, da Instrução Normativa nº 09, de 25 de abril de 2019, publicada no Boletim de Serviço do extinto Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações nº 08, de 30 de abril de 2019; e

III - equipe de gestão do legado processual do Ministério das Comunicações no Sistema Eletrônico de Informações na instância do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações: conjunto de servidores, a serem indicados após a migração dos processos, responsáveis pela custódia de todos os processos e documentos que se encontrarem em unidades específicas do órgão Ministério das Comunicações, criado na instância do SEI do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações.

IV - sistema informatizado: sistema que possibilita a integração entre o SEI e demais soluções de produção, tramitação e tratamento de documentos e processos digitais, eletronicamente.

CAPÍTULO I
DA MIGRAÇÃO

Art. 3º Os processos relativos aos assuntos de competência do Ministério das Comunicações que se encontrarem na instância do SEI do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações serão migrados por equipe específica, conforme § 1º deste artigo, e por meio de sistema informatizado, integrado ao SEI.

§ 1º A equipe de migração será composta por servidores lotados em unidades finalísticas do Ministério das Comunicações, em unidades com nível hierárquico de Coordenação e superiores, sendo, também, responsáveis pela migração dos processos de suas unidades subordinadas;

§ 2º A equipe de gestão negocial do SEI no Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações procederá às alterações necessárias à migração de que trata o caput, na instância sob sua guarda, a partir das indicações do Ministério das Comunicações;

§ 3º O acesso às unidades do Ministério das Comunicações no SEI do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações será restrito à equipe de migração dos processos para a nova instância, sendo vedado a seus membros a criação e tramitação de novos processos e/ou documentos nessas unidades.

§ 4º A migração de que trata o caput deverá ser realizada até 31 de dezembro de 2021.

Art. 4º A equipe de gestão negocial do SEI no Ministério das Comunicações atuará como ponto de contato, centralizando demandas como:

I - solicitar o acesso aos servidores autorizados para realizar a migração para a equipe de gestão negocial do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações;

II - prestar o suporte necessário aos servidores responsáveis pela migração; e

III - subsidiar a gestão negocial do SEI do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações com as informações que se fizerem necessárias para a migração, incluindo relatos de instabilidade do sistema.

CAPÍTULO II
DA GESTÃO DO LEGADO PROCESSUAL

Art. 5º Encerrada a migração de que trata o art. 3° desta Portaria, será definida a equipe de gestão do legado processual do Ministério das Comunicações.

§ 1º A equipe de que trata o caput será indicada pela Subsecretaria de Planejamento e Tecnologia da Informação do Ministério das Comunicações.

§ 2º A designação da equipe de que trata o caput se dará por ato do Ministro de Estado das Comunicações publicado no Diário Oficial da União.

Art. 6º A designação dos integrantes da equipe de gestão do legado processual deve obedecer aos seguintes critérios:

I - ser servidor efetivo em exercício no Ministério das Comunicações;

II - ter pleno domínio das funcionalidades do SEI;

III - ter conhecimento em gestão documental; e

IV - ter conhecimento sobre a gestão de processos em sua área de atuação.

Art. 7º A equipe de gestão do legado processual do Ministério das Comunicações, após designação, terá acesso às unidades específicas do órgão Ministério das Comunicações, criado na instância do SEI do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações, sendo responsável pela custódia de todos os processos e documentos que se encontrarem nessas unidades.

Parágrafo único. A equipe de que trata o caput não terá acesso às unidades específicas do órgão Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações na referida instância do SEI, devendo requisitar a essas unidades as vistas processuais ou o trâmite, conforme a necessidade.

Art. 8º São responsabilidades da equipe de gestão do legado processual do Ministério das Comunicações:

I - gerir os processos legados remanescentes, referentes aos assuntos das unidades finalísticas do Ministério das Comunicações que se encontrarem na instância do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações;

II - atender às solicitações dos pedidos de informação, consulta, comprovação de autenticidade e desanexação;

III - atuar como ponto de contato em suas unidades, centralizando demandas como:

a) pedido de informação e consulta aos processos de competência do Órgão;

b) desanexação de processos; e

c) relatos de instabilidade;

IV - manter a cautela necessária na utilização do sistema, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações nele custodiadas;

V - encerrar a sessão de uso sempre que se ausentar do computador, garantindo a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas; e

VI - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das transações em que esteja habilitado.

Parágrafo único. A liberação de acesso ou tramitação indevida de processos e/ou documentos estará sujeita à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 9º São responsabilidades da equipe de gestão negocial do SEI no Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações, até desativação da atual instância do SEI no órgão:

I - realizar as atividades próprias de gestão negocial do sistema, conforme art. 2º, inciso II, da presente Portaria;

II - zelar pela gestão documental na instância do SEI do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações, de acordo com as normas estabelecidas para o Órgão, sem comprometer a gestão documental executada pelo Ministério das Comunicações nos termos do art. 8º, inciso I, desta Portaria;

III - informar a equipe de gestão do legado processual de alterações ou melhorias realizadas no sistema;

IV - realizar as parametrizações no sistema necessárias para auxiliar a gestão da massa documental do Ministério das Comunicações armazenados na instância do SEI do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações; e

V - responder pelas consequências decorrentes de suas ações ou omissões na parametrização do sistema que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade do acesso e uso das unidades específicas do Ministério das Comunicações pelas equipe de migração e/ou equipe de gestão do legado processual.

CAPÍTULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 10. A partir de outubro de 2021, o Ministério das Comunicações passará a utilizar ferramenta própria de Processo Administrativo Eletrônico, utilizando-se da instância do SEI do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações apenas para consulta, validação de informações, garantia de autenticidade, trâmites pontuais e eventuais desanexações de processos.

§ 1º Os trâmites de que trata o caput, referem-se aos processos de competência do Ministério das Comunicações que precisarem de novos andamentos, devendo estes serem tramitados via sistema informatizado para o sistema de Processo Administrativo Eletrônico sob sua responsabilidade.

§ 2º Fica vedada toda e qualquer criação de processos e/ou documentos nas unidades de competência do Ministério das Comunicações na instância do SEI do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações a partir da data definida no caput.

§ 3º O prazo do caput poderá ser prorrogado em até dois meses, caso necessário.

Art. 11. Esta Portaria não contempla os processos de área-meio do extinto Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações, que ficarão sob guarda do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações e poderão ser tramitados ao Ministério das Comunicações ou terem a vista processual concedida sob demanda, por meio de sistema informatizado integrado ao SEI.

Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

SERGIO FREITAS DE ALMEIDA
FABIO FARIA

Publicada no D.O.U. de 27.09.2021, Seção I, Pág. 7.

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