Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações

Aprova a Norma Operacional que estabelece procedimentos para o empréstimo, a consulta e o desarquivamento de documentos sob custódia do Serviço de Arquivo Central do Ministério da Ciência e Tecnologia.

O SUBSECRETÁRIO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO do Ministério da Ciência e Tecnologia, no uso das atribuições que lhe foram subdelegadas pela Portaria MCT nº 166, de 16 de abril de 2003, resolve:

Art. 1º Aprovar a Norma Operacional que estabelece procedimentos para o empréstimo, a consulta e o desarquivamento de documentos sob custódia do Serviço de Arquivo Central do Ministério da Ciência e Tecnologia, na forma do anexo a presente Portaria.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 3º Fica revogada a Portaria nº 123, de 29 de outubro de 2003, publicada no Boletim de Serviço nº 20, de 31 de outubro de 2003, da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração da Secretaria-Executiva do Ministério da Ciência e Tecnologia.

ROBERTO VANDERLEI DE ANDRADE

Publicada no Boletim de Serviço do MCT nº 10 - Suplementar, de 08/06/2009, Pág. 11.

 ANEXO

NORMA OPERACIONAL QUE ESTABELECE PROCEDIMENTOS PARA O EMPRÉSTIMO, A CONSULTA E O DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS SOB CUSTÓDIA DO SERVIÇO DE ARQUIVO CENTRAL DO MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA

Art. 1º O serviço de empréstimo, consulta e desarquivamento de documentos e processos, no âmbito da Administração Central do MCT, será feito de acordo com as normas e procedimentos contidas neste ato.

Art. 2º Para fins desta Norma Operacional considera-se:

I - Empréstimo: cessão temporária de documentos ou processos para fins de consulta, reprodução ou exposição;

II - Consulta: ação de examinar ou conhecer um documento ou processo;

III - Custódia: responsabilidade pela guarda e proteção do documento ou processo;

IV - Desarquivamento: ato de retirar definitivamente o documento ou processo da guarda do Serviço de Arquivo Central;

V – Documento de Arquivo: é toda informação registrada que seja gerada e acumulada no decurso das atividades meio e fim, e em qualquer tipo, natureza e suporte; e

VI - Processo: unidade documental em que se reúne oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível.

Art. 3º O serviço de empréstimo, consulta e desarquivamento de documentos ou processos será feito, pelo Serviço de Arquivo Central, dentro do horário de expediente do órgão, cabendo a ele proceder todos os atos necessários a execução destas atividades.

Parágrafo único. O serviço será prestado mediante solicitação por parte do requisitante, pelo Sistema Próton.

Art. 4º Os documentos e processos sob a custódia do Serviço de Arquivo Central, podem ser consultados por todos, ressalvado aqueles que possuem sigilo, conforme disposto no art. 5º, inciso XXXIII, da Constituição Federal.

Art. 5º Os documentos e processos sob custódia do Serviço de Arquivo Central, só podem ser cedidos mediante empréstimo ou desarquivamento, para as unidades que os receberam ou produziram, no âmbito da Administração Central do MCT.

§ 1º É vedado o empréstimo de documentos e processo que não tenham sido solicitados por unidades pertencentes à Administração Central do MCT, nos termos do art. 3º desta Norma Operacional.

§ 2º Os empréstimos terão o prazo de 30 (trinta) dias úteis para devolução, a contar da data de entrega do documento pelo Serviço de Arquivo Central.

§ 3º O empréstimo poderá ser renovado uma única vez, mediante prévia solicitação ao Serviço de Arquivo Central.

§ 4º Expirado o prazo máximo de empréstimo, o requisitante deverá formular a solicitação de desarquivamento no Sistema Próton.

§ 5º Após o encerramento dos prazos de empréstimo, os documentos e/ou processos deverão ser devolvidos ao Serviço de Arquivo Central.

§ 6º Em hipótese alguma a devolução poderá ocorrer juntamente com a transferência de documentos e/ou processos.

Art. 6º É expressamente vedado o acesso de qualquer pessoa não autorizada, sob qualquer pretexto, ao acervo documental, bem como a entrada dos mesmos nas áreas de trabalho internas do Serviço de Arquivo Central.

Art. 7º O extravio, destruição ou inutilização de qualquer documento ou processo emprestado pelo Serviço de Arquivo Central, incorre ao servidor responsável pela solicitação do empréstimo, as penalidades dispostas no art. 25 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no art. 72 do Decreto nº 6.514, de 22 de julho de 2008.

Art. 9º Os casos omissos serão resolvidos pelo Coordenador-Geral de Gestão e Inovação.

OS TEXTOS AQUI PUBLICADOS NÃO SUBSTITUEM AS RESPECTIVAS PUBLICAÇÕES NO D.O.U.