Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações

Regulamenta a Gestão de Portfólio, Programas e Projetos do Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações.

O MINISTRO DE ESTADO DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA, INOVAÇÕES E COMUNICAÇÕES, no uso da competência que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição Federal, e tendo em vista o Decreto nº 9.677, de 2 de janeiro de 2019, resolve:

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Aprovar o Regulamento de Gestão de Portfólio, Programas e Projetos no âmbito do Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações - MCTIC, que tem como finalidade estabelecer princípios, objetivos, instrumentos, fluxo macro de gerenciamento de portfólio, programas e projetos no âmbito do Ministério, bem como a criação e o funcionamento do Comitê Gestor de Portfólio.

Art. 2º Esta Portaria se aplica aos programas e projetos estratégicos priorizados pelo Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações, ressalvados os programas e projetos regulados por normas especiais.

Art. 3º Para efeitos desta Portaria, considera-se:

I - projeto: esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado exclusivo;

II - programa: uma estrutura flexível e temporária, criada para coordenar, dirigir e orientar a implementação de um grupo de projetos e atividades relacionadas, com o objetivo de gerar resultados e benefícios alinhados com os objetivos estratégicos da organização;

III - portfólio: é um conjunto de sub-portfólios, projetos, programas e operações gerenciados como um grupo para atender aos objetivos estratégicos da organização;

IV - projeto ou programa estratégico: projeto ou programa assim indicado pelo Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações ou previsto no Planejamento Estratégico Institucional do Ministério;

V - proponente: qualquer instância, órgão ou unidade administrativa do Ministério que solicite a iniciação de um programa ou projeto;

VI - equipe do programa ou projeto: grupo de pessoas designadas para elaborar e executar o plano do programa ou projeto, a fim de obter os resultados, serviços e produtos esperados;

VII - frameworks de gerenciamento de portfólio, programas e projetos: conjunto de técnicas, ferramentas e conceitos predefinidos usados para elaboração e gerenciamento de portfólio, programas e projetos do Ministério, em consonância com os padrões de melhores práticas da Project Management Institute, da Axelos Global Best Practice e demais boas práticas e orientações normativas vigentes, levando-se em consideração as especificidades do Ministério;

VIII - proposta do programa ou projeto: documento que detalha o objetivo, a justificativa e o escopo do programa ou projeto e define quais são as unidades, pessoas e clientes participantes, produtos a serem gerados, prazos e custos, além de evidenciar restrições e riscos existentes; e

IX - Comitê Gestor de Portfólio: comitê composto pela Alta Administração do Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações que tem como principais atribuições assessorar o Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações acerca da priorização e seleção de projetos e programas em aderência à visão e aos objetivos do portfólio do Ministério.

Art. 4º A Gestão de Portfólio, Programas e Projetos do Ministério deverá observar os seguintes princípios:

I - abrangência: abranger todos os programas e projetos do Ministério, nos níveis estratégico, tático e operacional;

II - transparência: ser transparente, dando acessibilidade aos artefatos, produtos, serviços e resultados dos programas e projetos institucionais, além de considerar fatores humanos, sociais, culturais, éticos, de integridade e econômicos;

III - estratégia: ser aderente aos objetivos estratégicos constantes no Planejamento Estratégico Institucional e das Estratégias de Estado;

IV - boas práticas: estar alinhado às melhores práticas mundiais de gestão e governança de gerenciamento de portfólio, programas e projetos, bem como às recomendações governamentais; e

V - flexibilidade: ser dinâmico, interativo, flexível e capaz de reagir a mudanças e valorizar a cultura do empreendedorismo e da inovação.

Art. 5º A Gestão de Portfólio, Programas e Projetos do Ministério tem por objetivos:

I - promover o aumento da eficiência, da eficácia e da efetividade dos resultados dos programas e projetos por meio da orientação, descrição e padronização dos processos de gerenciamento de portfólio, programas e projetos do Ministério;

II - estabelecer um framework comum para gerenciamento de portfólio, programas e projetos do Ministério que permita a consolidação das informações como base para a tomada de decisão superior; e

III - promover a disseminação de informações gerenciais de portfólios, programas e projetos com qualidade, tempestividade e confiabilidade.

Art. 6º São instrumentos da Gestão de Portfólio, Programas e Projetos do Ministério e das diretrizes operacionais subsequentes:

I - as melhores práticas em gestão de portfólio, programas e projetos vigentes no Ministério, notadamente os padrões e melhores práticas do Project Management Institute - PMI, da Axelos Global Best Practice e demais boas práticas e orientações normativas;

II - o framework de gerenciamento de portfólio, programas e projetos do Ministério;

III - a capacitação continuada para a promoção contínua de desenvolvimento de competências técnicas e comportamentais relacionadas ao gerenciamento de portfólio, programas e projetos;

IV - as normas, manuais e procedimentos formalmente definidos com a finalidade de normatizar, orientar e padronizar o gerenciamento de portfólio, programas e projetos do Ministério; e

V - soluções tecnológicas que apoiem as atividades do ciclo de vida de portfólio, programas e projetos, sendo recomendável a disponibilização de ferramenta que dê suporte ao gerenciamento dos programas e projetos, bem como à elaboração e manutenção do respectivo portfólio.

Art. 7º Compete à área proponente a proposição de programas e projetos com análise prévia de mérito, conveniência, oportunidade, viabilidade e adequação.

§ 1º Caberá às equipes de programas e projetos das áreas proponentes, planejar, executar e monitorar os seus programas e projetos estratégicos, utilizar os instrumentos e métodos indicados nos frameworks e adotar métricas e ferramentas apropriadas para acompanhamento do progresso dos programas e projetos.

§ 2º As áreas proponentes poderão solicitar à Secretaria de Planejamento, Cooperação, Projetos e Controle a assessoria no uso dos métodos, ferramentas e instrumentos para confecção do plano detalhado.

Art. 8º O Portfólio Estratégico do Ministério será composto por programas ou projetos aprovados pelo Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações ou previstos no Planejamento Estratégico Institucional do Ministério.

Art. 9º A aprovação de programas ou projetos será precedida de opinião emitida pelo Comitê Gestor de Portfólio, após avaliação prévia realizada pela Secretaria de Planejamento, Cooperação, Projetos e Controle.

§ 1º Os projetos e programas estratégicos do Ministério serão assessorados, monitorados e avaliados pela Secretaria de Planejamento, Cooperação, Projetos e Controle, que observará em sua atuação:

I - alinhamento estratégico ao Planejamento Estratégico Institucional e demais instrumentos estratégicos;

II - aderência metodológica às boas práticas de gestão de projetos, programas e portfólios;

III - conformidade e aderência às estruturas de financiamento e custeio;

IV - estratégias para articulação de cooperações, mecanismos de implementação dos acordos e oportunidades de parcerias; e

V - análise do desempenho e otimização de processos organizacionais.

§ 2º A Secretaria de Planejamento, Cooperação, Projetos e Controle deverá atuar, oferecendo métodos, ferramentas e suporte às áreas na preparação de novas propostas de projetos e programas a serem submetidas para compor o portfólio estratégico.

Art. 10. O Departamento de Gestão de Projetos da Secretaria de Planejamento, Cooperação, Projetos e Controle atuará principalmente na verificação da aderência metodológica da proposição às boas práticas de gestão de projetos, programas e portfólios e no suporte a ser prestado às áreas proponentes no que tange ao gerenciamento de seus programas e projetos.

§ 1º As capacidades do Departamento de Gestão de Projetos da Secretaria de Planejamento, Cooperação, Projetos e Controle serão alocadas prioritariamente em projetos estratégicos, assim indicados pelo Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações ou previstos no Planejamento Estratégico Institucional do Ministério.

§ 2º O gerenciamento dos projetos, no âmbito do Ministério, será exercido pelas equipes de programa ou projeto das áreas proponentes em coordenação com este Departamento.

CAPÍTULO II
DO COMITÊ GESTOR DE PORTFÓLIO

Art. 11. Fica criado, no âmbito deste Ministério, o Comitê Gestor de Portfólio, órgão de assessoramento do Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações, de natureza consultiva e propositiva, e que será composto pelos seguintes membros natos vinculados ao Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações:

I - Secretário-Executivo;

II - Secretário de Planejamento, Cooperação, Projetos e Controle;

III - Secretário de Políticas para Formação e Ações Estratégicas;

IV - Secretário de Empreendedorismo de Inovação;

V - Secretário de Tecnologias Aplicadas;

VI - Secretário de Telecomunicações;

VII - Secretário de Radiodifusão; e

VIII - Assessoria Especial de Assuntos Institucionais.

§ 1º Os membros do Comitê Gestor de Portfólio serão substituídos em suas ausências e impedimentos por seus substitutos eventuais, formalmente designados.

§ 2º Poderá o Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações participar das reuniões.

§ 3º As reuniões das quais o Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações vier a participar serão por ele coordenadas.

Art. 12. O Comitê Gestor de Portfólio reunir-se-á, em caráter ordinário, trimestralmente e, em caráter extraordinário, sempre que convocado por seu Coordenador ou pelo Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações.

§ 1º As reuniões serão coordenadas pelo Secretário-Executivo, ressalvada a hipótese prevista no § 3º do art. 11 desta Portaria.

§ 2º Caberá à Secretaria de Planejamento, Cooperação, Projetos e Controle prestar o apoio técnico e administrativo necessário ao funcionamento do Comitê.

§ 3º Qualquer membro do Comitê poderá solicitar ao Coordenador a convocação de reunião extraordinária.

§ 4º As reuniões extraordinárias serão convocadas com antecedência mínima de dez dias, por meio de correspondência eletrônica oficial.

§ 5º O quórum de reunião do Comitê é de maioria absoluta e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 6º O Comitê poderá convidar integrantes dos órgãos ou entidades vinculadas ao Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações para participar das reuniões de gestão de portfólio, quando necessário, sem direito a voto.

Art. 13. Fica vedada a criação de subcolegiados no âmbito do Comitê Gestor de Portfólio.

Art. 14. São atribuições do Comitê Gestor de Portfólio:

I - opinar sobre a execução do Planejamento Estratégico Institucional do Ministério durante as Reuniões de Acompanhamento da Estratégia;

II - opinar e propor revisões em relação ao Planejamento Estratégico Institucional do Ministério;

III - opinar sobre propostas de ajuste de indicadores, metas e riscos estratégicos definidos no Planejamento Estratégico Institucional do Ministério;

IV - opinar sobre os resultados e ações vinculadas às iniciativas estratégicas;

V - opinar acerca da seleção de projetos e programas para priorização, bem como demais iniciativas estratégicas que deverão compor o portfólio estratégico;

VI - opinar sobre a execução e o monitoramento do Plano Plurianual do Ministério;

VII - opinar sobre a revisão do portfólio das iniciativas estratégicas e das propostas de melhorias, de acordo com a dinâmica organizacional, ou na etapa de balanceamento do portfólio, ao final do primeiro ciclo anual de monitoramento; e

VIII - opinar sobre os critérios para priorização de projetos e programas que considere adequados às especificidades do Ministério, para fins de composição do portfólio estratégico.

§ 1º As atribuições do Comitê não suplantam as competências conferidas pelo Decreto nº 9.677, de 2019, a outros órgãos vinculados a este Ministério.

§ 2º As propostas de programas e de projetos para fins de análise do Comitê sobre a priorização deverão ser encaminhadas à Secretaria de Planejamento, Cooperação, Projetos e Controle em instrumento próprio definido no framework de gestão de portfólio, programas e projetos.

CAPÍTULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. O framework de gerenciamento de portfólio, programas, projetos deverá ser submetido pela Secretaria de Planejamento, Cooperação, Projetos e Controle à aprovação do Ministro de Estado da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações no prazo de 120 (cento e vinte) dias a contar da data da publicação desta Portaria.

Art. 16. As iniciativas relacionadas à gestão de programas e projetos estratégicos existentes no Ministério, antes da publicação desta Portaria, deverão estar alinhadas a esta Portaria.

Art. 17. Casos omissos serão levados a discussão pelo Comitê Gestor de Portfólio, para apoiar decisão do Ministro de Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações.

Art. 18. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MARCOS CESAR PONTES

Publicada no D.O.U. de 11.03.2020, Seção I, Pág. 12.

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